Ukuran File SSCASN: Cara Menyiapkan Dokumen agar Tidak Ditolak

Ukuran file SSCASN tidak ditetapkan dengan satu angka untuk semua dokumen. Batasnya berlaku per kolom unggah, dan sistem akan menolak berkas yang melebihi batas itu secara otomatis. Sebagai contoh aturan FAQ CPNS 2023 dari BKN: pas foto berlatar merah, swafoto, dan KTP maksimal 200 KB dalam format JPG/JPEG, ijazah plus serdik/STR maksimal 800 KB dalam format PDF, serta transkrip nilai maksimal 500 KB dalam format PDF. Angka itu adalah contoh tahun 2023. Untuk formasi yang kamu lamar sekarang, pengumuman instansi dan keterangan di kolom unggah SSCASN tetap menjadi acuan akhir.

Panduan ini menjelaskan cara membaca batas tersebut, cara menghitung target yang aman dalam byte, dan urutan kerja yang menghindarkan kamu dari masalah paling umum: teks buram, berkas tetap terlalu besar, dan e-meterai yang hilang setelah dikompres.

Contoh aturan ukuran file SSCASN dari FAQ CPNS 2023

Halaman FAQ CPNS SSCASN 2023 di situs BKN menjawab pertanyaan "Dokumen apa saja dan berapa ukuran dan tipe file yang diunggah?" dengan daftar berikut. Kolom terakhir adalah target yang dipakai Dokurapi setelah margin aman 6% diterapkan.

Di bawah daftar itu BKN menambahkan catatan bahwa syarat unggah dokumen berbeda-beda sesuai persyaratan masing-masing instansi. Artinya, tabel di atas bukan janji bahwa instansi pilihanmu memakai angka yang sama. Anggap tabel ini sebagai gambaran pola, lalu cocokkan dengan pengumuman resmi formasi yang kamu lamar.

Untuk PPPK, polanya lebih longgar lagi. FAQ PPPK Teknis 2023 hanya menyebut jenis berkas (pas foto, swafoto, dan KTP dalam JPG/JPEG; surat lamaran, ijazah, transkrip, dan dokumen pendukung dalam PDF) lalu menulis bahwa ukuran berkas dapat dilihat pada sistem. Jadi untuk PPPK, angka yang benar adalah angka yang tertera di samping tombol unggah saat kamu login.

Kenapa 200 KB dihitung 188 KB: soal byte dan margin aman

Masalah klasik pelamar: berkas sudah "200 KB" menurut laptop, tetapi tetap ditolak. Penyebabnya biasanya ada pada cara menghitung kilobyte.

• Satuan desimal. Dalam satuan SI, 1 KB = 1.000 byte, jadi 200 KB = 200.000 byte. Dokurapi memakai hitungan ini.
• Satuan biner. Windows Explorer menampilkan ukuran dengan pembagi 1.024 tetapi tetap memberi label "KB". Berkas yang tampil "196 KB" di Windows bisa berukuran 200.704 byte, yang sudah melewati 200.000 byte.

Kita tidak tahu pasti apakah setiap kolom unggah menghitung dengan 1.000 atau 1.024. Karena itu Dokurapi mengambil jalan aman: target dihitung dalam satuan desimal lalu dipotong margin 6%. Untuk target 200 KB, alat membidik 200.000 × 0,94 = 188.000 byte. Berkas sebesar itu lolos dengan cara hitung mana pun, dan masih menyisakan ruang kalau ada pembulatan di sisi portal.

Rumus cepatnya: batas portal × 1.000 × 0,94. Untuk 500 KB hasilnya 470.000 byte, untuk 800 KB hasilnya 752.000 byte. Setelah mengunduh, cek ukuran dalam byte (klik kanan, Properties, lihat baris "Size" yang menampilkan angka byte di dalam kurung), bukan hanya angka KB yang dibulatkan.

Langkah menyiapkan tiap dokumen dengan Dokurapi

Semua alat Dokurapi memproses berkas di browser pada perangkat kamu. Berkas KTP, ijazah, dan transkrip tidak dikirim ke server. Urutannya seperti ini:

1. Pas foto berlatar merah (JPG)

1. Kalau latar fotomu putih polos, buka alat pas foto latar merah, pilih rasio 3:4 atau 4:6 sesuai pengumuman, lalu unduh hasilnya. Alat ini hanya mengganti piksel putih yang hampir netral, jadi foto dengan latar abu-abu atau bermotif perlu difoto ulang di depan dinding putih.
2. Buka alat Kompres Foto 200 KB Dokurapi, masukkan foto, dan jalankan. Alat menampilkan ukuran asli, ukuran hasil, dan status apakah target aman tercapai.
3. Periksa wajah di layar dengan zoom 100%. Kalau terlihat kotak-kotak (artefak JPEG), mulai lagi dari foto asli yang lebih tajam, jangan dari hasil kompresi sebelumnya.

2. KTP dan swafoto (JPG)

Pindai atau foto KTP di atas permukaan gelap dengan cahaya merata, potong tepinya, lalu kompres dengan alat yang sama. NIK harus tetap terbaca jelas. Swafoto diperlakukan sama, tetapi pastikan wajah dan KTP yang kamu pegang (kalau instansi memintanya) sama-sama fokus.

3. Ijazah + serdik/STR (satu PDF)

Contoh aturan 2023 menggabungkan ijazah dan serdik/STR dalam satu kolom. Gabungkan dulu dengan alat Gabung PDF (urutkan ijazah di halaman pertama), lalu kompres hasil gabungannya. Di alat kompres PDF, ketik 800 di kolom KB kustom kalau batasnya 800 KB. Panduan lebih rinci soal target kecil ada di artikel kompres PDF 200 KB.

4. Transkrip nilai dan surat penugasan (PDF)

Pakai Kompres PDF 500 KB. Transkrip biasanya berisi tabel dengan huruf kecil, jadi bagian ini paling rawan buram. Setelah kompres, perbesar ke 150% dan pastikan IPK, nama mata kuliah, dan stempel masih terbaca.

Urutan yang benar kalau dokumen memakai e-meterai

Banyak instansi meminta surat lamaran atau surat pernyataan bermeterai. FAQ PPPK Teknis 2023 menjelaskan urutan resmi kalau tanda tangan basah dan e-meterai dipakai bersamaan: tanda tangani dokumen fisik dulu, pindai ke PDF, baru bubuhkan e-meterai.

Di sinilah jebakannya. Kompresor PDF Dokurapi bekerja dengan merender setiap halaman menjadi gambar (rasterisasi) lalu menyusunnya kembali menjadi PDF. Cara ini efektif untuk mengecilkan PDF hasil pindai, tetapi semua tanda tangan digital di dalam berkas ikut hilang, termasuk e-meterai. Visual meterainya masih tampak, tetapi tanda tangan elektronik yang membuatnya sah tidak ada lagi.

Urutan yang aman:

1. Tanda tangan basah di kertas, lalu pindai.
2. Kompres PDF hasil pindai sampai di bawah target, dengan sisa ruang untuk penambahan e-meterai.
3. Bubuhkan e-meterai pada PDF yang sudah kecil.
4. Cek ukurannya. Jangan kompres ulang setelah langkah 3.

Kalau setelah e-meterai ukurannya melewati batas, ulangi dari langkah 2 dengan target lebih kecil. Berapa besar tambahan ukuran dari e-meterai bisa berbeda per dokumen, jadi beri ruang yang cukup.

Memindai dokumen dengan ponsel supaya kecil sejak awal

Kompresi bekerja paling baik kalau bahan awalnya bersih. Foto ponsel 12 megapiksel berisi banyak detail yang tidak dibutuhkan verifikator, seperti tekstur meja, bayangan, dan noise di area putih. Detail itu memakan byte. Beberapa kebiasaan kecil berikut membuat hasil akhir lebih tajam pada ukuran yang sama:

• Cahaya dari samping atau atas yang merata. Matikan lampu kilat, karena pantulannya membuat area putih tidak rata dan menambah ukuran.
• Kertas mengisi bingkai. Semakin sedikit latar meja yang ikut, semakin banyak byte yang dipakai untuk tulisan.
• Kamera sejajar kertas. Foto yang miring menghasilkan huruf yang mengecil di satu sisi dan lebih cepat buram saat dikompres.
• Satu dokumen, satu berkas sumber. Jangan memotret ijazah dan transkrip dalam satu foto lalu memotongnya. Potongan dari foto besar membawa noise yang sama.
• Simpan aslinya. Setiap kali hasil kurang memuaskan, kompres ulang dari berkas asli. Mengompres hasil kompresi menumpuk artefak.

Kalau kamu memakai aplikasi pemindai di ponsel, pilih mode dokumen atau hitam putih untuk transkrip dan ijazah. Mode ini membuang warna latar kertas yang kekuningan, dan hasilnya jauh lebih mudah dikecilkan. Untuk pas foto, tetap gunakan mode warna karena latar merah harus terlihat.

Perbandingan cara mengecilkan berkas

Untuk dokumen identitas, pertimbangan privasi biasanya paling berat. Data di KTP dan ijazah cukup untuk disalahgunakan, jadi memprosesnya di perangkat sendiri adalah pilihan yang masuk akal.

Masalah umum dan cara mengatasinya

Teks jadi buram setelah dikompres

Alat kompres PDF mencoba beberapa kombinasi skala halaman dan kualitas JPEG, lalu berhenti di hasil pertama yang lolos target. Kalau hasilnya tetap buram, sumbernya yang perlu diperbaiki: pindai ulang dalam mode hitam putih atau skala abu-abu, pangkas margin kosong, dan hindari foto miring dengan bayangan tangan.

Berkas masih terlalu besar

Kalau statusnya "target belum tercapai", alat tetap memberikan hasil terkecil yang berhasil dibuat. Penyebab paling sering adalah jumlah halaman. Ijazah plus serdik plus lampiran bisa mencapai empat atau lima halaman. Periksa apakah semua halaman memang diminta. Halaman kosong di balik kertas sering ikut terpindai.

PDF hasil pindai tidak bisa dicari atau disalin teksnya

Itu wajar. Setelah dirasterisasi, setiap halaman menjadi gambar. Verifikator membaca dokumen secara visual, jadi yang penting tulisan terlihat jelas, bukan bisa disalin.

Unggahan gagal walau ukuran sudah benar

FAQ BKN menyarankan memuat ulang halaman, membersihkan riwayat, cache, dan cookies, serta memakai koneksi yang stabil. Pastikan juga ekstensi berkas sesuai: foto harus .jpg atau .jpeg, bukan .png atau .heic dari kamera ponsel.

Daftar periksa sebelum klik Akhiri Pendaftaran

Menurut FAQ CPNS 2023, dokumen yang sudah diunggah masih bisa diganti selama kamu belum klik "Akhiri Pendaftaran". Setelah itu data tidak dapat diperbaiki. Gunakan kesempatan ini untuk memeriksa:

• Setiap berkas berada di bawah batas kolom dalam hitungan byte, bukan hanya angka KB yang dibulatkan.
• Format sesuai: JPG untuk foto, PDF untuk dokumen.
• Nama, NIK, nomor ijazah, dan IPK terbaca jelas saat diperbesar.
• Urutan halaman dalam PDF gabungan benar dan tidak ada halaman kosong.
• Dokumen bermeterai dikompres sebelum e-meterai dibubuhkan, bukan sesudahnya.
• Pas foto sesuai warna latar dan rasio yang diminta instansi.
• Kamu sudah membuka kembali setiap berkas yang terunggah untuk memastikan tidak tertukar kolom.

Batasan yang perlu kamu tahu

Dokurapi membantu berkas kamu masuk di bawah batas ukuran dan tetap terbaca. Dokurapi tidak bisa menjamin portal atau verifikator menerima dokumen itu, karena penerimaan juga bergantung pada isi, keabsahan, dan syarat khusus instansi. Angka di tabel artikel ini berasal dari FAQ tahun 2023. Untuk seleksi yang sedang berjalan, buka portal SSCASN dan pengumuman instansi, lalu ikuti angka yang tertulis di sana bila berbeda dari artikel ini.